Maanomistaja, kuntalainen tai yhteisö voi tehdä aloitteen kaavan laatimisesta tai muuttamisesta. Vapaamuotoinen anomus toimitetaan tekniseen palvelukeskukseen kaavoituspäällikölle osoitettuna. Kaavoituksen käynnistämisestä päätetään kaupunginvaltuustossa kaavoitusohjelman hyväksymisen yhteydessä tai erillisellä päätöksellä kaupunginhallituksessa. Yksityinen kaavahanke teetetään omalla kustannuksella.

Kaavahanke tulee vireille kuulutuksella.

Kaavoitushankkeen alkuvaiheessa siitä laaditaan osallistumis- ja arviointisuunnitelma, jossa kerrotaan, mitä ollaan tekemässä, miten ja millä aikataululla. Se on virallinen ja julkinen asiakirja, joka määrittelee myös kaavan valmistelussa ja kaavan vaikutusten arvioinnissa noudatettavat osallistumisen ja vuorovaikutuksen periaatteet ja tavat. Osallistumis- ja arviointisuunnitelmaa voidaan täydentää koko kaavahankkeen ajan ja myös osalliset voivat esittää siihen muutoksia.

Osallistumis- ja arviointisuunnitelma asetetaan nähtäville 14 päivän ajaksi.

Kaavaa valmisteltaessa siitä voidaan järjestää erilaisia neuvottelu-, tiedotus- ja yleisötilaisuuksia. Suurista tai vaikutukseltaan merkittävistä kaavahankkeista neuvotellaan myös muiden viranomaisten, kuten ELY-keskuksen ja naapurikuntien kanssa. Valmisteluvaiheessa kaupunkikehitys- ja tekninen valiokunta voi asettaa kaavaluonnoksen nähtäville, jotta osalliset voivat siitä lausua mielipiteensä. Pienissä kaavahankkeissa kaavaluonnoksesta voidaan pyytää palautetta suoraan alueen maanomistajilta. Osallisten kannattaa esittää mielipiteensä jo kaavan valmisteluvaiheessa, koska tässä vaiheessa vaikutusmahdollisuudet kaavan sisältöön ovat selvästi suuremmat kuin muistutusten ja valitusten tekeminen kaavoitusprosessin myöhemmissä vaiheissa.

Valmisteluvaiheessa osallisia kuullaan joko kirjeitse tai asettamalla kaavaluonnos nähtäville vähintään 14 päivän ajaksi.

Kaavaehdotuksen nähtävilläolosta kuulutetaan ja kiinteistönomistajia ja mahdollisesti naapureita lähestytään myös kirjeitse. Kaikilla osallisilla on kaavaehdotuksen nähtävilläolon aikana mahdollisuus jättää siitä muistutus. Nähtävilläolon aikana pyydetään lausuntoja eri viranomaisilta ja yhteisöiltä. Mikäli muistutusten tai lausuntojen johdosta kaavaehdotusta muutetaan oleellisesti, voidaan se tarvittaessa asettaa uudelleen nähtäville.

Kaavaehdotus asetetaan nähtäville vähintään 30 päivän ajaksi. Kaupunginhallitus asettaa kaavehdotuksen nähtäville kaupunkikehitys- ja teknisen valiokunnan esityksestä.

Yleis- ja asemakaavat hyväksyy kaupunginvaltuusto kaupunkikehitys- ja teknisen valiokunnan ja kaupunginhallituksen esityksestä. Pienehköt, vaikutuksiltaan vähäiset asemakaavat hyväksyy hallintosäännön mukaisesti kaupunkikehitys- ja tekninen valiokunta. Valtuuston ja lautakunnan päätöksestä on mahdollisuus valittaa 30 vuorokauden sisällä pöytäkirjan nähtäville asettamisesta Hämeenlinnan hallinto-oikeuteen. Hallinto-oikeuden päätöksestä on mahdollista valittaa korkeimpaan hallinto-oikeuteen.

Kaava kuulutetaan voimaan sitten, kun sen hyväksymispäätöksestä on valitusaika kulunut eikä päätöksestä ole valitettu.